Veelgestelde vragen

In iedere ruimte hebben wij de nieuwste ICT faciliteiten. Er is een scherm aanwezig die gekoppeld kan worden middels een clickshare systeem aan iedere laptop. Ook is er een HDMI aansluiting aanwezig bij ieder scherm. In de Pruimkamer en het Braamlokaal hebben onze schermen daarnaast ook een touchscreen functie wanneer je hem op de PC stand zet. Je kunt het scherm dus ook gebruiken als interactief bord tijdens een sessie. In onze Appelzaal zijn een headset en microfoons aanwezig voor grotere bijeenkomsten. Onze losse microfoons zijn daarnaast in ieder ruimte te gebruiken, zelfs buiten. Het is een draagbaar systeem met een aparte box.

Op ons eigen (gratis) parkeerterrein is er plek voor 22 auto’s. Organiseer je een groter event bij ons en zijn er meer parkeerplekken nodig? Geen probleem! Er is parkeerruimte genoeg in de straat achter de Ondernemershoeve. Na het reserveren van jouw event stemmen we samen af over de route van de andere parkeergelegenheid en word je volledig geïnformeerd.

Heb je een groter event en wil je alle ruimtes reserveren? Of houd jij van exclusiviteit en wil je de locatie geheel voor jezelf? Dat is zeker mogelijk bij ons. Neem contact op dan bespreken we samen de mogelijkheden.

Wij werken exclusief samen met een lokale cateraar waar veel mogelijk is. Eigen catering is daarom niet mogelijk op onze locatie. We bieden graag alle gasten een hoogstaande kwaliteit en dat kan alleen als we met onze eigen partners werken.

Wij hebben een exclusieve overnachtingsplek voor 1 persoon in onze Hooiberg. Ideaal als je als trainer, coach of opleider op tijd op onze locatie wilt zijn en de files wilt omzeilen. Neem voor meer informatie en beschikbaarheid contact op. Wil je tijdens een tweedaagse bij ons blijven overnachten met een grotere groep? Dan kan dit bij één van onze hotelpartners in de buurt. Wij regelen dit voor je, dus je hebt enkel met de locatiemanager van de Ondernemershoeve te maken. Handig toch?

Er kan met alle allergieën en dieetwensen rekening worden gehouden, mits dit een week vooraf wordt doorgegeven. Onze lokale cateraar kan dan rekening houden met de wensen en stemt zijn inkoop hierop af.

Voor de vroege vogels serveren wij een ontbijt bij ons op locatie. Je kunt vanaf 07.00 uur terecht voor een vroege sessie bij de Ondernemershoeve. Ideaal om de files voor te zijn en na de middag weer naar kantoor te vertrekken.

Bij de Ondernemershoeve kun je per dagdeel een ruimte reserveren. Een dagdeel is bij ons 4 uur. Het liefste boeken wij de ochtend, de middag of de avond als dagdeel. Wil je toch op een ander moment starten? Neem dan contact op om de mogelijkheden te bespreken, we denken graag met je mee.

Er zijn vier elektrische laadpunten op het parkeerterrein van de Ondernemershoeve. Je checkt eenvoudig in met je eigen laadpas waarna het laden start.

In het Braamlokaal is er geen andere opstelling mogelijk. Wel kun je daar flexibel bewegen door de loungesetting in de ruimte. In de Pruimkamer werken we met een boardroom setting of een gesloten U-vorm. In de Appelzaal kunnen er tal van opstellingen gerealiseerd worden, van theateropstelling, tot schoolopstelling, werken in groepen of een grote U-vorm. Tijdens het reserveren van het event stemmen we hier graag met je over af.

Vijf minuten small talk is niets mis mee. Start wel na vijf minuten met de vergadering. Als voorzitter kan het soms best een uitdaging zijn om in te breken wanneer er flink gepraat wordt in een groep en de gesprekken enthousiast zijn. Doe dit echter wel en start met het delen van de agenda. Geef aan wat er besproken gaat worden, zonder inhoudelijk al iets te zeggen over een onderwerp. Daarna start je met het eerste onderwerp op de agenda, veel succes!

Een paar tips voor goed online vergaderen. Maak iemand voorzitter, net als bij een fysieke vergadering. Mute je microfoon als je niet aan het woord bent, zodat er zo min mogelijk ruis op de lijn is. Gebruik handjes als je de beurt wilt om iets te zeggen of toe te voegen. Deel ook zeker vooraf de agenda zodat iedereen weet wat er besproken gaat worden en hier geen verwarring over kan ontstaan.

Voor zowel online als fysiek vergaderen geldt hetzelfde, stem dit af op de gemiddelde spanningsboog van een persoon. Die ligt tussen een uur en anderhalf uur. Een meeting zou dus niet langer moeten zijn dan deze tijd. Heb je echter meer tijd nodig? Neem dan even een break na een uur of anderhalf uur wanneer je de juiste focus in je vergadering wilt behouden.

Uit onderzoek blijkt dat veel mensen gedurende een goed uur de concentratieboog kunnen vasthouden. Dat betekent dat als je vergadering langer duurt, je hier rekening mee kunt houden tijdens de planning van de vergadering. Plan een korte break na een uur, denk aan een koffiepauze of toiletbezoek. Wissel onderwerpen op de agenda af zodat je de aandacht vast blijft houden.

Leuk is een relatief begrip. Wat voor de één leuk is, is voor de ander totaal niet leuk. Wil je een vergadering leuk en positief maken? Kijk dan welke groep je voor je hebt, bedenk een leuke energizer en trap daar je vergadering mee af.

Natuurlijk staat de manier van vergaderen iedereen en iedere organisatie vrij. Er zijn echter wel een aantal tips om een vergadering op een goede manier te laten verlopen. Denk aan een voorzitter die de vergadering leidt, een voorafvastgestelde agenda en een goede haalbare tijdsplanning waarop agendapunten besproken worden.

Een vergadering wordt vaak afgesloten met een rondje w.v.t.t.k. (wat verder ter tafel komt). Hier kunnen deelnemers van de vergadering onderwerpen benoemen die niet op de agenda stonden maar waarvan zij wel vinden dat deze noodzakelijk zijn te bespreken. Is het onderwerp echter erg groot? Parkeer deze als voorzitter dan of plan een volgend overleg in. Je sluit als voorzitter ook vaak af met een korte samenvatting van de vergadering en uitleg over het vervolg (wanneer zien jullie elkaar weer, is er een actielijst waar iedereen mee aan de slag kan etc.).

Voor grotere bedrijven moet je denken aan eens per maand. In kleinere organisaties is eens per twee maanden vergaderen voldoende voor een goed functionerende OR.

Goede notulen zijn een samenvatting van de vergadering. Belangrijk onderwerpen en de rode draad is daarin terug te vinden. Notulen zijn bedoeld als naslagwerk voor deelnemers maar ook als samenvatting voor personen die niet aanwezig konden zijn bij de vergadering. Beiden moeten snappen wat er staat beschreven. Dat is een goede reminder om in je achterhoofd te houden wanneer je notulen maakt.

Er is geen maximaal aantal uur per week vergaderen vast te stellen. Wel blijft de belangrijke regel: vergader alleen effectief, met een vooraf vastgesteld doel en zo kort en efficiënt mogelijk.

Vergaderen is niet verplicht, maar wordt vaak wel als bijeenkomst georganiseerd in de meeste organisaties.

Vergaderen is zeker werktijd. Benut de tijd van een vergadering daarom goed en train jezelf en je collega’s in effectief vergaderen.

We leven in een digitaal tijdperk, dus wij adviseren zeker digitaal. Daarnaast kun je al een mooi kader schetsen in een word of notitiebestand die je sneller kunt uitwerken dan wanneer je alles volledig moet digitaliseren vanaf papier. Maar persoonlijke voorkeur bepaalt uiteindelijk de keuze.

Vergaderen kost tijd, tijd kost geld. Benut je tijd daarom goed en vergader niet om het vergaderen. Je vergadering moet een duidelijk vooraf vastgesteld doel hebben. Dit kun je bereiken door vooraf een agenda vast te stellen en die te delen met de genodigden van de vergadering.

Vergaderen bij een externe locatie zorgt voor focus voor alle deelnemers. Je bent er ‘even uit’ en wordt vaak verzorgd in koffie, thee en lunch. Wanneer de locatie waar je extern vergadert ook inspirerend is, bevordert dit de flow en effectiviteit van de vergadering. Voldoende voordelen dus om regelmatig extern te vergaderen.

Sinds corona werken er nog steeds regelmatig mensen thuis. De combinatie tusssen thuis en op kantoor werken bevalt veel werknemers goed. Hybride vergaderen is daarom een uitkomst! Hybride vergaderen houdt in dat een deel van de groep fysiek op locatie bij elkaar komt, een ander deel van de groep belt digitaal in. Wie er fysiek of online deelneemt bepaal je natuurlijk zelf.

Staand vergaderen zorgt voor een actieve houding, meer focus en betere luistervaardigheid. Echter kan staand vergaderen op den duur minder comfortabel worden. Wissel staand en zittend vergaderen daarom met elkaar af.

Vergaderen is een veelvoorkomende activiteit binnen bedrijven en organisaties. Vanuit verschillende rollen binnen de organisatie zaken op een gestructureerde manier bespreken noemt men een vergadering. Dit leidt tot besluitvorming en daarmee het verder ontwikkelen van het bedrijf/organisatie.

Een goede vergadering vraagt een stille ruimte om de focus vast te houden. Ook zijn ICT faciliteiten steeds belangrijker tijdens een vergadering. Een digiboard, presentatiescherm, geluid en beeld worden steeds vaker gebruikt. Ook een flipover is vaak aanwezig in een vergaderruimte. Evenals tafelwater, goede WiFi, een pen en papier.

Een vergadering is een bijeenkomst van meerdere personen die met elkaar spreken en/of afspraken maken over bepaalde meestal vooraf vastgestelde agendapunten. Een vergadering kun je intern, in je eigen organisatie, maar zeker ook extern op een inspirerende vergaderlocatie organiseren.

Bedenk een persoonlijke vraag waarmee je gelijk de deelnemer iets beter leert kennen. Uit onderzoek blijkt dat dit direct een gevoel van saamhorigheid en vertrouwen opwekt. Denk aan vragen als: Wat was je eerste bijbaantje? Wat is je favoriete vakantiebestemming?

In de rondvraag krijgt iedere deelnemer aan de vergadering de kans om iets mede te delen, een kritische noot te plaatsen of om een laatste vraag te stellen. Sla de rondvraag dus niet over want hier kan nuttige informatie uit voort komen.

Efficiënt vergaderen heb je zelf in de hand. De voorzitter van de vergadering heeft daarin een belangrijke rol. Houd de tijd in de gaten en volg de agenda zodat alle onderwerpen aan bod kunnen komen.

Een goede voorzitter van een vergadering is iemand die de structuur kan behouden in een meeting. Skills kunnen ook zijn: goed kunnen luisteren en samenvatten, inbreken wanneer nodig en een discussie kunnen afkappen wanneer het teveel afleidt van het hoofdonderwerp.

Er zijn drie meest voorkomende vergaderdoelen: informeren, discussiëren en besluitvorming. Welk doel staat tijdens jouw vergadering bij de Ondernemershoeve centraal?