Communicatie op de werkvloer: waarom je er elk kwartaal aandacht aan moet besteden

Communicatie klinkt misschien vanzelfsprekend, maar in de praktijk blijkt dat het vaak niet vanzelf goed gaat. Toch ligt hier de kern van samenwerking, productiviteit én werkplezier voor ieder team! Slechte of ontoereikende communicatie zorgt voor misverstanden, vertragingen, gebrek aan betrokkenheid en zelfs onnodige conflicten. Goede communicatie daarentegen creëert vertrouwen, duidelijkheid en stimuleert innovatie. Als je communicatie structureel onderhoudt, bijvoorbeeld door er elk kwartaal nadrukkelijk aandacht aan te besteden, voorkom je sleur, misverstanden en verlies aan onderlinge verbinding. Communicatie is geen eenmalige check, maar een levend proces dat vraagt om aandacht en afstemming.

In deze blog lees je waarom aandacht voor communicatie zo belangrijk is, hoe je dat concreet kunt aanpakken en welke rol teambuilding daarin kan spelen.

De kracht van structurele aandacht voor communicatie

Wanneer je ieder kwartaal tijd vrijmaakt om te praten over hoe je met elkaar communiceert, voorkom je dat verwachtingen vervagen of “vervuilen”. Teams groeien, mensen wisselen van functie en prioriteiten verschuiven. Als je niet regelmatig bespreekt wat je van elkaar verwacht en hoe je het liefst samenwerkt, ontstaan vanzelf misverstanden. Een kwartaalmoment biedt de kans om weer helder te krijgen wie waarvoor verantwoordelijk is, hoe je met elkaar overlegt en welke afspraken nog werken.

Daarnaast versterkt structurele aandacht voor communicatie de betrokkenheid binnen een team. Medewerkers voelen zich gehoord als er ruimte is om feedback te geven en ideeën te delen over hoe samenwerking beter kan. Dat verhoogt niet alleen de motivatie, maar ook het eigenaarschap over de gezamenlijke resultaten. Een ander groot voordeel is dat je knelpunten sneller signaleert. Kleine irritaties of misverstanden kunnen groot worden als je ze te lang laat liggen. Door regelmatig stil te staan bij hoe de communicatie verloopt, kun je tijdig bijsturen. Zo blijft het werkklimaat prettig en productief.

Extra inzet en focus op communicatie

Communicatie is een vaardigheid die onderhoud nodig heeft. Niet iedereen communiceert even makkelijk of op dezelfde manier. Soms helpt extra begeleiding, bijvoorbeeld in de vorm van een workshop feedback geven, een training luistervaardigheden of coaching op assertiviteit. Door elk kwartaal te evalueren, kun je gericht bepalen of zulke ondersteuning nodig is.

Met structurele aandacht aan communicatie bouw je aan een cultuur van openheid en continue verbetering. Wanneer het normaal wordt om te praten over hoe je met elkaar omgaat, ontstaat er vertrouwen. Mensen durven elkaar aan te spreken, fouten worden bespreekbaar en verbeteringen worden sneller opgepakt. Zo wordt communicatie een natuurlijk onderdeel van de bedrijfscultuur, in plaats van een noodoplossing als er iets misgaat.

Hoe pak je dat aan?

De basis ligt in het inplannen van vaste momenten. Begin elk kwartaal met een korte check-in waarin je samen terugkijkt op de afgelopen periode. Wat ging goed, wat liep stroef en welke misverstanden kwamen voor? Door medewerkers vooraf een korte vragenlijst te laten invullen, verzamel je waardevolle input voor het gesprek.

Tijdens deze bijeenkomst is het belangrijk dat iedereen zich vrij voelt om feedback te geven — zowel over de inhoud van het werk als over de samenwerking. Bespreek hoe overlegmomenten verlopen, of informatie duidelijk gedeeld wordt en of iedereen zich gehoord voelt. Zo creëer je een open sfeer waarin verbeterpunten vanzelf naar boven komen. Uit deze gesprekken kun je vervolgens concrete actiepunten halen. Misschien is er behoefte aan meer duidelijkheid over wie wanneer communiceert, of moet de vergaderstructuur aangepast worden. Zet deze afspraken overzichtelijk op papier in een “communicatie-roadmap” voor het komende kwartaal. Daarmee geef je richting én maak je de voortgang zichtbaar.

Laat je team structureel extern begeleiden

Soms blijkt tijdens zo’n evaluatie dat het team behoefte heeft aan extra begeleiding. Denk aan een korte training feedback geven, of coaching op effectiever communiceren tussen afdelingen. Door dit soort interventies meteen in te plannen, maak je communicatieverbetering onderdeel van je ontwikkelbeleid in plaats van een losse activiteit.

Heb je er weleens over nagedacht om je kwartaalmeetings structureel te laten begeleiden door een externe partij? Een partij die inzet op jullie cultuur en communicatie stimuleert? Bij de Ondernemershoeve zien we regelmatig teams voorbij komen die hierop investeren. De kracht zit hem vooral in de herhaling, ieder kwartaal aan de slag met dezelfde externe professional. Zo leert de professional jullie team ook echt kennen en kun je met elkaar gaan bouwen aan een fijne communicatiestructuur aan de hand van diverse oefeningen en feedbackmethoden.

Wil je meer informatie over de mogelijkheid je ieder kwartaal te laten begeleiden? Neem dan contact op met ons en wij brengen je in contact met een passende professional.

Plan je kwartaalbijeenkomsten bij de Ondernemershoeve

Het laatste aandachtspunt is het organiseren van je kwartaalbijeenkomsten op een externe locatie. Hierdoor laat je aan je team zien dat deze bijeenkomsten serieus zijn, er wordt een locatie voor gehuurd én dit laat je dan natuurlijk verzorgen met een lekkere lunch of afsluitende borrel. Je geeft hiermee extra aandacht en zorgt direct voor focus. Een fijne, mooie en inspirerende externe locatie is natuurlijk gewenst. Bekijk onze verschillende ruimtes en laat je inspireren! We denken bij de Ondernemershoeve graag met je mee hoe de communicatie in jullie team naar een hoger niveau kan worden gebracht.